Jak profesjonalnie zorganizować konferencję?

Organizacja konferencji wymaga czasu i zaangażowania. Nie jest to łatwy proces i może okazać się dość kosztowny – zwłaszcza jeżeli zależy Ci na profesjonalnym podejściu. Na co warto zwrócić szczególną uwagę, aby konferencja była udana, a goście zadowoleni? O tym w dzisiejszym artykule.

Sprawy techniczne, czyli obecność w Internecie

Internet to w naszych czasach źródło wielu informacji. Każda konferencja, nawet taka, która będzie odbywać się stacjonarnie, powinna być do odnalezienia w Internecie. Ogłoszenia i zaproszenia na konferencję warto umieścić na portalach branżowych i zaprzyjaźnionych stronach mediów lokalnych. Dedykowane artykuły mogą zachęcić potencjalnych zainteresowanych do rejestracji.

Bardzo popularnym sposobem na rejestrację gości jest stworzenie dedykowanej strony www, na której umieszczone zostaną informacje o konferencji, agenda spotkania oraz formularz informacyjny. Ważne jest dobre pozycjonowanie tej strony internetowej, aby znalezienie jej w wyszukiwarce internetowej było proste i szybkie. W zakładce „Dla mediów” warto umieścić gotowe notatki prasowe dla dziennikarzy oraz logo konferencji, a dla samych jej uczestników po odbytym spotkaniu można zalinkować materiały w postaci nagrania wideo czy prezentacji w formacie pdf.

Miejsce i sprzęt oraz zakwaterowanie

Aby konferencja była udana, warto zadbać o odpowiednie miejsce. W przypadku konferencji stacjonarnej musi być ono dobrze skomunikowane z centrum i najlepiej w bliskiej lokalizacji od hotelu, w jakim będą stacjonować goście. Jeżeli zaproszeni pochodzą z różnych okolic, warto na stronie internetowej konferencji zamieścić informacje o hotelach oraz dostępnych atrakcjach turystycznych.

Ważnym punktem przy organizowaniu konferencji jest zadbanie o dobrą jakość i poprawne działanie sprzętu, jaki będzie przydatny podczas przebiegu spotkania. Chodzi tutaj przede wszystkim o projektor, mikrofony, nagłośnienie czy transmisję online (jeżeli dotyczy). Do konferencji zdalnej także należy przygotować odpowiedni sprzęt i zapewnić pomoc techniczną w razie jego awarii lub problemów z łączem.

Materiały konferencyjne i poczęstunek

Ważnym aspektem konferencji są materiały, które zazwyczaj są przekazywane w wersji papierowej uczestnikom konferencji stacjonarnej. Z uwagi na sytuację epidemiologiczną można to pominąć, a prezentacje przesłać uczestnikom w wiadomościach mailowych. Innym sposobem na udostępnienie materiałów jest umieszczenie ich na stronie internetowej konferencji. Jest to również dobry sposób na promocję, ponieważ z materiałów będą mogły korzystać osoby niezwiązane z wydarzeniem i być może za rok okażą się zainteresowane udziałem w podobnej konferencji.

Poczęstunek to częsty punkt podczas agendy spotkań stacjonarnych. Warto na etapie planowania budżetu konferencji zadecydować czy serwowane będą jedynie przekąski takie jak ciasteczka i kawa, czy też pełny obiad.

Obsługa i jej prezentacja

Podczas konferencji osoby zaangażowane w obsługę powinny prezentować się nienagannie. Strój powinien być adekwatny do okazji i raczej elegancki, chyba że tematyka konferencji jest dość luźna albo wiążę się np. z branżą sportową. Samo zorganizowanie konferencji wymaga dobrego planowania i uważania na szczegóły, które są ważne. Detale takie jak strój czy fryzury obsługi oraz ogólna ich kultura mogą przyczynić się do tego, że goście zawitają za rok i będą dobrze wspominać to wydarzenie.